Kodeks postępowania - Linia etyki - Zgłaszanie nieprawidłowości

Praktyki biznesowe spółki What’s Cooking? zawsze opierały się na uczciwości, szczerości, rzetelnym postępowaniu i pełnym przestrzeganiu wszystkich obowiązujących przepisów. Pracownicy What’s Cooking? zawsze podtrzymywali i realizowali te wartości i zobowiązania w swoich codziennych obowiązkach, a reputacja What’s Cooking? pozostaje dziś jednym
z najważniejszych aktywów firmy.

Niniejszy Kodeks Postępowania określa i pomaga w ciągłej realizacji wartości korporacyjnych i społecznych What’s Cooking? poprzez ustanowienie pewnych niepodlegających negocjacjom minimalnych standardów zachowania w kluczowych obszarach.

Charakter niniejszego Kodeksu nie ma na celu objęcia wszystkich możliwych sytuacji, które mogą się zdarzyć. Ma on na celu zapewnienie ram odniesienia, w stosunku do których można mierzyć wszelkie działania.

W razie wątpliwości pracownicy powinni szukać wskazówek dotyczących właściwego sposobu postępowania w danej sytuacji, ponieważ ostateczną odpowiedzialnością każdego pracownika jest "robienie tego, co należy", a tej odpowiedzialności nie można delegować.

Pracownicy powinni zawsze kierować się następującymi podstawowymi zasadami:

• unikać wszelkich zachowań, które mogłyby zaszkodzić lub narazić What’s Cooking? lub jej reputację;

• przedkładać interesy firmy nad interesy osobiste lub inne;

• działać zawsze zgodnie z prawem i uczciwie.

Zgodność z prawem, zasadami i przepisami

Firma What’s Cooking? i jej pracownicy są związani prawem.. Przestrzeganie wszystkich obowiązujących przepisów i regulacji ma kluczowe znaczenie i nigdy nie może zostać naruszone.

Ponadto pracownicy muszą przestrzegać wewnętrznych zasad i przepisów, które mają zastosowanie w danej sytuacji. Te wewnętrzne zasady są specyficzne dla firmy i mogą wykraczać poza to, co jest wymagane przez prawo.

Konflikty interesów

Konflikt interesów występuje, gdy osobiste interesy pracownika lub interesy strony trzeciej konkurują z interesami What’s Cooking?. W takiej sytuacji pracownikowi może być trudno działać w pełni w najlepszym interesie What’s Cooking?.

Pracownicy powinni w miarę możliwości unikać konfliktu interesów.

Jeżeli dojdzie do sytuacji konfliktu interesów lub jeżeli pracownik znajdzie się w sytuacji, która może wiązać się
z konfliktem interesów lub do niego prowadzić, powinien on ujawnić ten fakt swojemu bezpośredniemu przełożonemu i/lub działowi kadr lub działowi prawnemu lub działowi ds. zgodności z przepisami, aby rozwiązać sytuację w uczciwy
i przejrzysty sposób.

Zewnętrzne stanowiska dyrektorskie i inna działalność zewnętrzna

Nie wolno prowadzić działalności poza What’s Cooking?, jeżeli taka działalność koliduje z obowiązkami pracownika w What’s Cooking?, lub jeżeli stwarza ryzyko dla reputacji What’s Cooking?, lub jeżeli w jakikolwiek inny sposób jest sprzeczna z interesami What’s Cooking?.

W razie wątpliwości pracownicy powinni skonsultować się z działem kadr (HR), działem prawnym (Legal) lub działem zgodności z przepisami (Compliance) w sprawie dopuszczalności danego stanowiska lub działalności. Zezwolenie zostanie wstrzymane, jeżeli stanowisko lub działalność mogą być sprzeczne z interesami What’s Cooking? lub obowiązkami pracownika.

Członkostwo w zarządzie w spółkach notowanych na giełdzie wymaga wcześniejszego zatwierdzenia przez Dyrektora Generalnego, a w przypadku członków Komitetu Wykonawczego - przez Radę Dyrektorów.

O ile Spółka nie zwróci się do pracownika z prośbą o objęcie konkretnego stanowiska lub podjęcie określonej działalności, pracownicy podejmują działania i stanowiska zewnętrzne na własne ryzyko i koszt oraz wyłącznie w ramach czasu wolnego.

Możliwości biznesowe

Pracownikom nie wolno konkurować z Firmą, ani osobiście wykorzystywać możliwości biznesowych, które odkryją
w trakcie zatrudnienia, chyba że Firma wyraźnie zrezygnuje z zainteresowania taką możliwością.

Jeśli pracownicy chcą skorzystać z możliwości biznesowych, które mogą być interesujące dla Spółki, powinni poinformować o tym swojego bezpośredniego przełożonego, który podejmie decyzję o tym, czy Spółka chce skorzystać
z takiej możliwości.

Nawet jeśli Firma nie zdecyduje się na wykorzystanie danej możliwości, pracownik może skorzystać z niej we własnym imieniu tylko wtedy, gdy jest jasne, że nie spowoduje to bezpośredniej lub pośredniej konkurencji z działalnością Firmy.

Rodzina i krewni

Członkowie najbliższej rodziny i partnerzy pracowników mogą być zatrudnieni jako pracownicy lub konsultanci tylko wtedy, gdy mianowanie jest oparte na kwalifikacjach, wynikach, umiejętnościach i doświadczeniu oraz pod warunkiem, że nie ma bezpośredniej lub pośredniej relacji sprawozdawczej między pracownikiem a jego krewnym lub partnerem.

Te zasady uczciwego zatrudnienia będą miały zastosowanie do wszystkich aspektów zatrudnienia, w tym wynagrodzenia, awansów, szkoleń i przeniesień, jak również w przypadku, gdy związek rozwinie się po dołączeniu danego pracownika do Spółki.

Dzieci pracowników What’s Cooking? mogą być traktowane priorytetowo w zakresie praktyk, okresów szkoleniowych, zatrudnienia w czasie wakacji i podobnych krótkoterminowych zadań, pod warunkiem, że są one równie odpowiednie jak inni kandydaci.

Obrót papierami wartościowymi z wykorzystaniem informacji poufnych

What’s Cooking? zabrania kupowania i sprzedawania akcji What’s Cooking? na podstawie potencjalnie istotnych dla kursu akcji informacji, które nie zostały jeszcze podane do publicznej wiadomości. Nieprzestrzeganie tego zakazu może pociągnąć za sobą sankcje dyscyplinarne, ale może również skutkować oskarżeniami karnymi.

W przypadku wątpliwości dotyczących interpretacji lub zastosowania protokołu What’s Cooking? w sprawie wykorzystywania informacji poufnych, pracownicy powinni skonsultować się z działem prawnym lub działem ds. zgodności z przepisami.

Prawo antymonopolowe i uczciwy handel

Firma What’s Cooking? jest przygotowana do skutecznego konkurowania w dzisiejszym środowisku biznesowym i zawsze będzie to robić w pełnej zgodności ze wszystkimi obowiązującymi przepisami antymonopolowymi, dotyczącymi konkurencji
i uczciwego obrotu. Pracownicy muszą przez cały czas przestrzegać następujących zasad:

• Polityka handlowa i ceny będą ustalane niezależnie i nigdy nie będą uzgadniane, formalnie lub nieformalnie,
  z konkurentami lub innymi stronami niepowiązanymi, bezpośrednio lub pośrednio;

• Klienci, terytoria lub rynki produktowe nigdy nie będą przydzielane między What’s Cooking? a jej konkurentami, lecz zawsze będą wynikiem uczciwej konkurencji;

• Klienci i dostawcy będą traktowani w sposób uczciwy.

Wszyscy pracownicy, a w szczególności ci, którzy zajmują się marketingiem, sprzedażą i zakupami lub pozostają
w regularnym kontakcie z konkurentami, mają obowiązek zapewnić, że znają obowiązujące przepisy dotyczące konkurencji. W razie wątpliwości należy skontaktować się z działem prawnym w celu zapewnienia doradztwa i szkolenia w zakresie prawa konkurencji.

Informacje poufne

Informacje poufne to wszelkie informacje, które nie są lub jeszcze nie zostały podane do wiadomości publicznej. Obejmują one tajemnice handlowe, pomysły inżynieryjne i produkcyjne, receptury produktów, projekty, dane, zapisy, informacje o wynagrodzeniach oraz wszelkie niepublikowane dane finansowe lub inne.

Sukces firmy What’s Cooking? zależy od wykorzystania jej informacji poufnych i nieujawniania ich osobom trzecim. O ile nie wymaga tego prawo lub nie upoważni ich do tego kierownictwo, pracownicy nie mogą ujawniać informacji poufnych ani pozwalać na takie ujawnienie. Obowiązek ten trwa po zakończeniu zatrudnienia. Pracownicy powinni dołożyć wszelkich starań, aby uniknąć niezamierzonego ujawnienia informacji poprzez zachowanie szczególnej ostrożności podczas przechowywania lub przekazywania informacji poufnych.

W przypadku, gdy osoby trzecie, takie jak dostawcy lub klienci, udostępniają What’s Cooking? informacje poufne, informacje takie należy traktować z taką samą uwagą, jak gdyby były to informacje poufne What’s Cooking?. W tym samym kontekście pracownicy są zobowiązani do ochrony informacji poufnych, które uzyskali w trakcie wcześniejszego zatrudnienia.

Oszustwo, ochrona majątku firmy, księgowość

Pracownikom nigdy nie wolno angażować się w oszustwa lub jakiekolwiek inne nieuczciwe zachowania dotyczące majątku lub aktywów lub sprawozdawczości finansowej i księgowości What’s Cooking? lub jakiejkolwiek strony trzeciej.

Dokumentacja finansowa What’s Cooking? stanowi podstawę do zarządzania działalnością spółki i wypełniania jej zobowiązań wobec różnych interesariuszy. Każda dokumentacja finansowa musi być dokładna i zgodna ze standardami rachunkowości What’s Cooking?. Pracownicy mają obowiązek chronić własność What’s Cooking? i korzystać z niej wyłącznie w sposób właściwy
i efektywny. Wszyscy pracownicy powinni starać się chronić własność What’s Cooking? przed utratą, uszkodzeniem, niewłaściwym wykorzystaniem, kradzieżą, oszustwem i zniszczeniem. Zobowiązania te obejmują zarówno aktywa materialne, jak i niematerialne, w tym znaki towarowe, know-how, informacje poufne i systemy informatyczne.

Przekupstwo i korupcja

Pracownikom nie wolno, bezpośrednio lub przez pośredników, oferować ani obiecywać żadnych osobistych lub niestosownych korzyści finansowych lub innych w celu uzyskania lub utrzymania korzyści biznesowych lub innych od strony trzeciej, zarówno publicznej, jak i prywatnej. Nie wolno im również przyjmować takich korzyści w zamian za preferencyjne traktowanie strony trzeciej. Ponadto, pracownicy muszą powstrzymać się od wszelkich działań lub zachowań, które mogłyby wywołać wrażenie lub podejrzenie takiego zachowania lub jego próby.

Pracownicy powinni być świadomi, że oferowanie lub wręczanie niewłaściwych korzyści w celu wywarcia wpływu na decyzję odbiorcy, nawet jeśli nie jest on urzędnikiem państwowym, może nie tylko pociągnąć za sobą sankcje dyscyplinarne, ale również spowodować postawienie zarzutów karnych. Niewłaściwe korzyści mogą obejmować wszystko, co ma wartość dla odbiorcy, w tym umowy o pracę lub doradztwo dla blisko powiązanych stron.

Wszyscy pracownicy są zobowiązani do przestrzegania polityki grupy w zakresie przeciwdziałania łapówkarstwu i korupcji.

Prezenty, posiłki, rozrywka

Pracownicy nie mogą ulegać wpływom poprzez otrzymywanie przysług, ani nie mogą próbować niewłaściwie wpływać na innych poprzez przekazywanie przysług. Pracownicy mogą oferować lub przyjmować jedynie rozsądne posiłki
i symboliczne prezenty, które są odpowiednie w danych okolicznościach, a także nie mogą przyjmować lub oferować prezentów, posiłków lub rozrywki, jeśli takie zachowanie mogłoby sprawiać wrażenie niewłaściwego wpływania na daną relację biznesową. Oceniając sytuację w świetle powyższego, pracownicy powinni stosować najbardziej restrykcyjne praktyki, aby uniknąć nawet pozorów niewłaściwego postępowania. W razie wątpliwości pracownik powinien zwrócić się o wskazówki do swojego bezpośredniego przełożonego lub do Działu Prawnego lub Działu Zgodności.

Żaden pracownik nie powinien oferować ani przyjmować od osób trzecich prezentów w postaci któregokolwiek
z poniższych elementów, niezależnie od ich wartości:

• pieniędzy lub pożyczek

• łapówek

• podobnych korzyści pieniężnych

Dyskryminacja i nękanie

What’s Cooking? szanuje godność osobistą, prywatność i prawa osobiste każdego pracownika i zobowiązuje się do utrzymania miejsca pracy wolnego od dyskryminacji i nękania. Dlatego też pracownikom nie wolno dyskryminować ze względu na pochodzenie, narodowość, religię, rasę, płeć, wiek lub orientację seksualną, ani też angażować się w jakikolwiek rodzaj werbalnego lub fizycznego nękania na podstawie któregokolwiek z powyższych lub jakiegokolwiek innego powodu. Pracowników, którzy uważają, że ich miejsce pracy nie jest zgodne z powyższymi zasadami, zachęcamy do zgłaszania swoich wątpliwości do Działu Personalnego.

Nieprzestrzeganie zasad

Każdy pracownik jest odpowiedzialny za zapewnienie pełnej zgodności ze wszystkimi postanowieniami niniejszego Kodeksu oraz za zwrócenie się w razie potrzeby o wskazówki do swojego bezpośredniego przełożonego, działu kadr (HR), działu prawnego (Legal) lub działu ds. zgodności z przepisami (Compliance). Postępowanie we właściwy sposób i zapewnienie najwyższych standardów uczciwości jest osobistą odpowiedzialnością każdego pracownika i nie może być delegowane. W razie wątpliwości pracownicy powinni zawsze kierować się podstawowymi zasadami podanymi we wstępie do niniejszego Kodeksu. Wszelkie uchybienia w przestrzeganiu niniejszego Kodeksu mogą skutkować podjęciem działań dyscyplinarnych, w tym możliwością zwolnienia z pracy, a w uzasadnionych przypadkach wszczęciem postępowania sądowego lub nałożeniem sankcji karnych.

Zgłaszanie zachowań niezgodnych z prawem lub z przepisami

Pracownicy powinni zgłaszać wszelkie praktyki lub działania uważane za niewłaściwe w świetle niniejszego Kodeksu lub nawet niezgodne z prawem swoim przełożonym, działowi kadr lub Linii ds. etyki, wysyłając wiadomość e-mail na adres codeofconduct.ethicsline@whatscooking.group do działu prawnego i zgodności z przepisami.

Jeśli jest to właściwe ze względu na charakter zgłaszanej sprawy, zgłoszenia naruszeń mogą być kierowane bezpośrednio do wyższych szczebli, w tym do Dyrektora Generalnego Grupy, lub za pośrednictwem narzędzia Whistleblower Tool. W stosownych przypadkach skargi mogą być składane anonimowo.

W przypadku, gdy jakikolwiek partner, dostawca, pracownik zewnętrzny lub jakakolwiek inna osoba ma obawy, powinien zgłosić to swojemu punktowi kontaktowemu w ramach What's Cooking?

To zobowiązanie wraz z możliwością zgłaszania za pośrednictwem Ethics Line codeofconduct.ethicsline@whatscooking.group, a także do Local i Global Report Manager za pośrednictwem Whistleblower Software Platform whistleblower.whatscooking.group znajduje odzwierciedlenie w Kodeksie Postępowania Grupy (https://whatscooking.group/en-GB/ethics-line), który określa zasady etyczne i prawne, które mają fundamentalne znaczenie dla sposobu, w jaki Grupa prowadzi swoją działalność biznesową.

CEL Polityki Grupy UE/Wielka Brytania dotyczącej zgłaszania nieprawidłowości:

Grupa spółek What's Cooking? ("Grupa") zobowiązuje się do prowadzenia działalności biznesowej zgodnie z najwyższymi standardami etycznego i zgodnego z prawem postępowania w biznesie. Zobowiązanie to wraz z możliwością zgłaszania nieprawidłowości do Local Report Manager oraz Whistleblower Software Platform whistleblower.whatscooking.group znajduje odzwierciedlenie w Kodeksie postępowania Grupy (https://whatscooking.group/en-GB/ethics-line), który określa zasady etyczne i prawne mające fundamentalne znaczenie dla sposobu, w jaki Grupa prowadzi swoją działalność biznesową.

Celem niniejszej Polityki jest zachęcenie pracowników i stron trzecich do niezwłocznego zgłaszania podejrzewanych naruszeń (zgodnie z definicją wszystkich tych terminów poniżej), które mogą mieć wpływ na europejskie i brytyjskie spółki zależne What's Cooking? [1] (każda europejska / brytyjska spółka zależna, "spółka zależna", wszystkie z nich, "Grupa" i każdy z krajów europejskich, w których znajduje się każda spółka zależna, "odpowiedni kraj"), zapewniając bezpieczne kanały zgłaszania ich bez obawy o odwet w celu wzmocnienia zgodności i kultury informacyjnej w Grupie.

W tym względzie należy odnieść się do Polityki Zgłaszania Nieprawidłowości UE/Wielka Brytania, w tym do Narzędzia Zgłaszania Nieprawidłowości:

- Kliknij łącze do strony zgłaszania: whistleblower.whatscooking.group

- Wypełnij formularz i ZAPISZ swoje hasło

- Postępuj zgodnie ze zgłoszeniem dzięki podanemu hasłu

 W stosownych przypadkach skargi mogą być składane anonimowo. Wszystkie skargi będą odpowiednio badane i traktowane jako poufne. What's Cooking? zabrania działań odwetowych wobec pracowników za takie zgłoszenia dokonane w dobrej wierze, chroniąc jednocześnie prawa osób, które zostały oskarżone.

 [1] "What's Cooking?" oznacza What's Cooking Group NV, z siedzibą pod adresem Beke 1, 9950 Lievegem (Belgia) z RLP w Gandawie nr 0421.364.139.