Gedragscode - Ethiek - Klokkenluider

De bedrijfspraktijken van What's Cooking? werden altijd beheerst door integriteit, eerlijkheid, eerlijke handel en volledige naleving van alle toepasselijke wetten. De medewerkers van What's Cooking? hebben deze waarden en verbintenissen altijd gehandhaafd en nageleefd in hun dagelijkse verantwoordelijkheden, en de reputatie van What's Cooking? blijft vandaag een van de belangrijkste troeven van de onderneming.

Deze Gedragscode specificeert en helpt de verdere implementatie van de bedrijfs- en sociale waarden van What's Cooking? door bepaalde niet-onderhandelbare minimumgedragsnormen vast te stellen op sleutelgebieden.

Het is niet de bedoeling dat deze code alle mogelijke situaties dekt die zich kunnen voordoen. Hij is bedoeld om een referentiekader te bieden waaraan alle activiteiten kunnen worden getoetst. Bij twijfel dienen werknemers advies in te winnen over de juiste handelwijze in een bepaalde situatie, aangezien het de uiteindelijke verantwoordelijkheid van elke werknemer is om "het juiste te doen", een verantwoordelijkheid die niet kan worden gedelegeerd.

Medewerkers dienen zich altijd te laten leiden door de volgende basisprincipes:

• elk gedrag vermijden dat What's Cooking? of haar reputatie zou kunnen schaden of in gevaar kunnen brengen;

• de belangen van het bedrijf boven persoonlijke of andere belangen stellen;

• te allen tijde legaal en eerlijk handelen.

Naleving van wetten, regels en voorschriften

What's Cooking? en haar medewerkers zijn gebonden aan de wet. Naleving van alle toepasselijke wet- en regelgeving is cruciaal en mag nooit in het gedrang komen.

Bovendien dienen medewerkers zich te houden aan interne regels en voorschriften zoals deze in een bepaalde situatie van toepassing zijn. Deze interne regels zijn specifiek voor het bedrijf en kunnen verder gaan dan wettelijk vereist.

Belangenconflicten

Een belangenconflict doet zich voor wanneer de persoonlijke belangen van een werknemer of de belangen van een derde in strijd zijn met de belangen van What’s Cooking? In een dergelijke situatie kan het voor de werknemer moeilijk zijn om volledig in het beste belang van What’s Cooking? te handelen.

Werknemers zullen belangenconflicten waar mogelijk vermijden.

Als er zich een situatie van belangenconflict voordoet of als een werknemer wordt geconfronteerd met een situatie die kan leiden tot een belangenconflict, moet de werknemer dit aan zijn lijnmanager en/of aan de HR of de juridische of compliance-functie bekendmaken, om de situatie op een eerlijke en transparante manier op te lossen.

Externe bestuursmandaten en andere externe activiteiten

Buiten What’s Cooking? worden geen activiteiten uitgeoefend indien deze activiteiten de verantwoordelijkheden van de werknemer voor What’s Cooking? verstoren, of als ze risico's voor de reputatie van What’s Cooking? opleveren of op een andere manier in strijd zijn met de belangen van What’s Cooking?.

Bij twijfel dienen de medewerkers de HR of de juridische of compliance functie te raadplegen over de toelaatbaarheid van een functie of activiteit. Toestemming zal worden geweigerd indien de functie of activiteit in strijd is met de belangen van What’s Cooking? of met de verantwoordelijkheden van de medewerker.

Lidmaatschappen in de Raad van Bestuur van beursgenoteerde ondernemingen moeten vooraf goedgekeurd worden door de CEO en in het geval van de leden van het Executief Comité - door de Raad van Bestuur.

Tenzij het bedrijf hem verzoekt om een bepaalde functie of activiteit op zich te nemen, mag de werknemer externe nevenactiviteiten en nevenfuncties enkel uitoefenen op eigen risico en op eigen kosten en uitsluitend in zijn vrije tijd.

Zakelijke kansen

Werknemers mogen noch concurreren met de onderneming, noch persoonlijk voordeel halen uit zakelijke kansen die ze ontdekken tijdens hun dienstverband, tenzij de onderneming uitdrukkelijk afziet van haar belang bij het nastreven van een dergelijke kans.

Als werknemers zakelijke kansen willen nastreven die van belang kunnen zijn voor het bedrijf, moeten ze hun lijnmanager op de hoogte stellen, die vervolgens zal trachten een managementbeslissing te bekomen.

Zelfs als het bedrijf besluit om de kans niet te benutten, mag de werknemer de kans alleen voor zichzelf aangrijpen als het duidelijk is dat dit niet zal leiden tot directe of indirecte concurrentie met de activiteiten van het bedrijf.

Familie en verwanten

Familieleden en partners van werknemers mogen alleen als werknemer of adviseur worden aangenomen als de aanstelling is gebaseerd op kwalificaties, prestaties, vaardigheden en ervaring en op voorwaarde dat er geen directe of indirecte rapportagerelatie bestaat tussen de werknemer en zijn of haar familielid of partner.

Deze principes van eerlijk werkgeverschap zijn van toepassing op alle aspecten van het dienstverband, inclusief beloning, promoties, training en overplaatsingen, evenals in het geval dat de relatie zich ontwikkelt nadat de betreffende medewerker in dienst is getreden van het bedrijf.

Op voorwaarde dat ze even geschikt zijn als andere kandidaten, kan voorrang worden gegeven aan kinderen van What's Cooking? werknemers met betrekking tot stages, opleidingsperiodes, tewerkstelling tijdens vakantieperiodes en gelijkaardige kortlopende opdrachten.

Handel met voorkennis

What’s Cooking? verbiedt de aan- en verkoop van What’s Cooking? aandelen op basis van mogelijke koersrelevante informatie die nog niet openbaar is gemaakt. Niet-naleving kan leiden tot disciplinaire sancties, maar ook tot strafrechtelijke vervolging. 

Bij twijfel over de interpretatie of toepasbaarheid van de What’s Cooking? Dealing Code inzake handel met voorkennis, zullen de medewerkers de Juridische of Compliance functie raadplegen.

Antitrust en eerlijke handel

What’s Cooking? is voorbereid om succesvol te concurreren in de huidige zakelijke omgeving en zal dit altijd doen in volledige overeenstemming met alle toepasselijke antitrust-, concurrentieregels en wetten i.v.m. eerlijke handelspraktijken.

Medewerkers dienen zich te allen tijde aan de volgende regels te houden:

• Commercieel beleid en prijzen worden onafhankelijk vastgesteld en zullen nooit formeel of informeel worden overeengekomen met concurrenten of andere niet-verbonden partijen, noch direct noch indirect;

• Klanten, territoria of productmarkten zullen nooit worden verdeeld tussen What’s Cooking? en haar concurrenten, maar zullen altijd het resultaat zijn van eerlijke concurrentie;

• Klanten en leveranciers worden eerlijk behandeld.

Alle werknemers, maar vooral zij die betrokken zijn bij marketing, verkoop en inkoop, of die regelmatig contact hebben met concurrenten, hebben de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat ze bekend zijn met de toepasselijke mededingingswetgeving. Bij twijfel neemt de werknemer contact op met de Juridische Functie om advies en training op het gebied van mededingingsrecht te krijgen.

Vertrouwelijke informatie

Vertrouwelijke informatie is alle informatie die geen of nog geen openbare informatie is. Het bevat handelsgeheimen, technische en productie-ideeën, productrecepten, ontwerpen, gegevens, records, salarisinformatie en alle niet- gepubliceerde financiële of andere gegevens.

Het succes van What’s Cooking? hangt af van het gebruik van haar vertrouwelijke informatie en de niet-bekendmaking ervan aan derden. Tenzij vereist door de wet of geautoriseerd door hun management, zullen werknemers geen vertrouwelijke informatie openbaar maken of een dergelijke openbaarmaking toestaan.

Deze verplichting blijft ook bestaan na beëindiging van het dienstverband. Werknemers zullen alles in het werk stellen om onbedoelde openbaarmaking te voorkomen door speciale zorg te besteden bij het opslaan of doorgeven van vertrouwelijke informatie. In het geval dat derden, zoals leveranciers of klanten, vertrouwelijke informatie delen met What’s Cooking?, zal die informatie met dezelfde zorg worden behandeld alsof het de vertrouwelijke informatie van What’s Cooking? zelf betreft. In diezelfde geest zullen werknemers vertrouwelijke informatie beschermen die zij hebben verkregen in het kader van hun vroeger dienstverband.

Fraude, bescherming van bedrijfsactiva, boekhouding

Werknemers mogen zich nooit schuldig maken aan frauduleus of andere oneerlijk gedrag met betrekking tot de eigendommen of activa of de financiële rapportering en boekhouding van What’s Cooking? of een derde partij. 

De financiële gegevens van What’s Cooking? vormen de basis voor het beheer van de activiteiten van de vennootschap en het nakomen van haar verplichtingen tegenover verschillende belanghebbenden. Elk financieel dossier moet nauwkeurig zijn en in overeenstemming met de boekhoudkundige normen van What’s Cooking?. De werknemers zullen de eigendommen van What’s Cooking? beschermen en er enkel correct en efficiënt gebruik van maken. Alle medewerkers zullen trachten de eigendommen van What’s Cooking? te beschermen tegen verlies, beschadiging, misbruik, diefstal, fraude en vernieling. Deze verplichtingen hebben betrekking op zowel materiële als immateriële activa, waaronder handelsmerken, knowhow, vertrouwelijke informatie en informatiesystemen.

Omkoping en corruptie

Werknemers mogen nooit, rechtstreeks of via tussenpersonen, een persoonlijk of ongepast financieel of ander voordeel aanbieden of beloven om een zakelijk of ander voordeel van een derde partij te verkrijgen of te behouden, of dit nu publiek of privé is. Evenmin mogen zij een dergelijk voordeel aanvaarden in ruil voor een voorkeursbehandeling van een derde partij. Bovendien moeten medewerkers zich onthouden van elke activiteit of gedraging die aanleiding zou kunnen geven tot de schijn of verdenking van dergelijk gedrag of de poging daartoe zouden kunnen wekken.

Werknemers moeten zich ervan bewust zijn dat het aanbieden of geven van ongepaste voordelen om de beslissing van de ontvanger te beïnvloeden, zelfs als hij of zij geen overheidsfunctionaris is, niet alleen kan leiden tot disciplinaire sancties, maar ook tot strafrechtelijke vervolging. Ongepaste voordelen kunnen bestaan uit alles van waarde voor de ontvanger, inclusief arbeids- of consultancycontracten voor nauw verwante partijen.

Alle medewerkers zullen zich houden aan het groepsbeleid inzake anti-omkoping en anticorruptie.

Geschenken, maaltijden, amusement

Werknemers laten zich niet beïnvloeden door het ontvangen van gunsten, noch proberen zij anderen op ongepaste wijze te beïnvloeden door gunsten te verlenen. Werknemers mogen alleen redelijke maaltijden en symbolische geschenken aanbieden of aanvaarden die passend zijn in de omstandigheden, en ze mogen geen geschenken, maaltijden of entertainment aanvaarden of aanbieden indien dergelijk gedrag de indruk zou kunnen wekken dat de betreffende zakelijke relatie op ongepaste wijze wordt beïnvloed.

Bij het beoordelen van de situatie in het licht van het bovenstaande, zullen werknemers de meest restrictieve praktijk toepassen om zelfs maar de schijn van ongeoorloofd handelen te vermijden. Bij twijfel dient de medewerker advies in te winnen bij zijn of haar lijnmanager of de juridische of compliance functie.

Geen enkele werknemer mag aan derden geschenken aanbieden of van hen aanvaarden in de vorm van geld of leningen, smeergeld, vergelijkbare financiële voordelen, ongeacht de waarde die ermee gemoeid is.

Discriminatie en grensoverschrijdend gedrag

What’s Cooking? respecteert de persoonlijke waardigheid, privacy en persoonlijke rechten van elke medewerker en zet zich in om een werkplek vrij van discriminatie en grensoverschrijdend gedrag te handhaven. Daarom mag What’s Cooking? werknemers niet discrimineren op basis van afkomst, nationaliteit, religie, ras, geslacht, leeftijd of seksuele geaardheid, of zich schuldig maken aan enige vorm van verbaal of fysiek grensoverschrijdend gedrag op basis van een van de bovenstaande of enige andere reden. Werknemers die vinden dat hun werkplek niet voldoet aan de bovenstaande principes, worden aangemoedigd om hun bezorgdheid kenbaar te maken aan de HR-afdeling.

Niet naleving

Het is de verantwoordelijkheid van elke medewerker om ervoor te zorgen dat alle bepalingen van deze Code volledig worden nageleefd en om waar nodig advies in te winnen bij hun lijnmanager, of bij de HR of de Juridische of Compliance-functie. Het “juiste doen" en het waarborgen van de hoogste integriteitsnormen, is de persoonlijke verantwoordelijkheid van elke medewerker die niet kan worden gedelegeerd. Bij twijfel dienen medewerkers zich altijd te laten leiden door de basisprincipes die in de inleiding van deze Code staan vermeld. Elke niet-naleving van deze Code kan leiden tot disciplinaire maatregelen, inclusief de mogelijkheid tot ontslag en, indien gerechtvaardigd, gerechtelijke procedures of strafrechtelijke sancties.

Onwettig of niet-conform gedrag melden

Werknemers dienen alle praktijken of handelingen waarvan zij menen dat deze ongepast zijn volgens deze Code of zelfs illegaal, te melden aan hun lijnmanagers, HR of de Ethics Line door een e-mail te sturen naar codeofconduct.ethicsline@whatscooking.group ter attentie van de Legal and Compliance functie.

 Indien dit gepast is, gezien de aard van de gerapporteerde kwestie, kunnen overtredingen rechtstreeks aan hogere niveaus worden gerapporteerd, waaronder de Chief Executive Officer van de Groep, of via de klokkenluidersregeling. Waar nodig kunnen klachten anoniem worden ingediend.

 Als een partner, leverancier, externe werknemer of andere persoon een probleem heeft, moet hij/zij dit aankaarten bij zijn/haar contactpersoon binnen What's Cooking?

Dat engagement met de mogelijkheid om te rapporteren via de Ethics Line codeofconduct.ethicsline@whatscooking.group en aan de Local en Global Report Manager via het Klokkenluider Software Platform whistleblower.whatscooking.group  wordt weerspiegeld in de Gedragscode van de Groep (https://whatscooking.group/en-GB/ethics-line) die de ethische en wettelijke principes uiteenzet die fundamenteel zijn voor de manier waarop de Groep haar bedrijfsactiviteiten uitvoert.